de Sorin Sfîrlogea

Aur din nisip

Fiecare proiect are momentul său de glorie atunci când vine ziua livrării finale. Sau ar trebui să-l aibă. Ar trebui ca toată echipa să primească recunoașterea eforturilor făcute de-a lungul unei perioade mai lungi sau mai scurte de timp. Ar trebui ca beneficiarii să aplaude rezultatele și să aprecieze calitatea livrabilelor pe care le vor utiliza de acum înainte. Dar știu foarte bine – și știi și tu – că adesea nu se întâmpla așa.

Ziua livrării este plină de tensiune. Va funcționa totul așa cum echipa de proiect speră? Vor considera clienții aceste rezultate corespunzătoare așteptărilor lor? Toate aceste întrebări par a-și afla răspunsul într-o singură zi. Însă e doar o impresie. De fapt răspunsul la aceste întrebări îl vei afla de-a lungul tuturor zilelor care urmează, atunci când produsul sau serviciul tău va fi utilizat de beneficiari. Atunci se va vedea dacă are calitate și durabilitate, dacă corespunde nevoilor clienților tăi, fie ei interni sau externi.

Pe internet poți găsi sumedenie de statistici referitoare la reușita proiectelor. Toate măsoară timp, bani și cerințe satisfăcute și ne arată gradul în care reușim să îndeplinim acești parametri tehnici ai rezultatelor noastre. Prea puține măsurători se fac pentru gradul în care proiectele satisfac nevoile reale ale clienților. Poate pentru că sunt greu de identificat, chiar și după ce proiectul s-a încheiat. Dar știi prea bine că arta de a-ți încânta clienții constă în abilitatea de a transforma adevăratele lor nevoi în cerințe. Cum să faci asta, atunci când nici clienții înșiși nu le deslușesc cu claritate?

Răspunsul este simplu, ca formulare: livrare incrementală. Dar în spatele său se găsește o muncă susținută de clarificare în pași a acestor nevoi și un alt mod de organizare a proiectului. Ambele presupun o raportare diferită față de cerințe și livrare – adică schimbarea paradigmei de abordare a proiectului către agilitate. Nu e greu, nici complicat, dar presupune voință de a schimba modul de gândire și perseverență în aplicarea instrumentelor potrivite.

Totul începe prin modul în care îți pregătești cerințele pentru echipa de proiect și primul gând pe care trebuie să-l ai este că aceste cerințe se vor transforma în timp în nevoi reale ale clienților. Fii pregătit să accepți această permanentă schimbare. Iar pentru ca această transformare să fie mai ușoară va trebui să faci două lucruri: să creezi claritatea și structura potrivite.

Claritatea o vei realiza dacă renunți la formularea cerințelor ca pe simple activități ce trebuie prestate de către echipa de proiect. Nu vrei o cronică a proiectului, îți dorești rezultate tangibile, fie ele și intermediare. Cerințele tale trebuie să fie substantive care desemnează livrabile concrete, nu verbe care descriu acțiuni. Testarea unui produs – de pildă – nu este o cerință, ci calea de a ajunge la rezultat. Produsul testat este adevăratul livrabil. Sau, dacă ți se pare mai sugestiv, imaginează-ți un tort: clientul tău nu vrea blatul, apoi siropul, apoi umplutura, apoi glazura – clientul tău vrea felii de tort complete. Reformulează-ți toate cerințele în această logică.

Structura presupune un alt fel de a te raporta la livrare. Ceea ce îți dorești este să afli cât mai curând care dintre cerințele exprimate de client sunt nevoi reale și care nu. Și nu există decât un singur mod de a realiza asta: întrebându-l. Dar nu prin conversații teoretice despre livrabile ipotetice sau prin complicate documente tehnice care descriu produse sau servicii care încă nu există. Ci prin demonstrație practică.

Va trebui să imaginezi livrabile parțiale pe care le poți realiza rapid și prin intermediul cărora poți iniția o colaborare reală cu clientul tău. Poate că la început va fi doar un prototip sau o simulare, ceva ce poți realiza cu costuri mici și într-un timp foarte scurt. Vei duce acest livrabil în fața clientului și vei începe o conversație despre adevăratele sale nevoi. Iar clientul va începe să-și clarifice așteptările, să-și nuanțeze specificațiile, pe măsură ce viitorul livrabil se conturează în fața ochilor săi precum lutul de pe roata olarului.

Dacă vei înlănțui aceste livrabile parțiale transformându-le în incremente permanente, imaginea viitorului rezultat se va îmbogăți continuu cu noi informații. Să nu crezi că asta înseamnă să tot adaugi cerințe noi, dimpotrivă. Perfecțiunea nu se atinge atunci când nu mai este nimic de adăugat produsului sau serviciului tău, ci atunci când nu mai poate fi înlăturat nimic fără să afectezi satisfacția clientului tău. Arta pe care o vei dobândi va fi aceea de a renunța la nesemnificativ în favoarea valorii, de a cerne nisipul cerințelor până când în sita proiectului rămâne aurul: nevoile reale ale clientului.

Iar încununarea acestui efort o vei obține atunci când livrabilele intermediare vor putea fi puse în funcțiune imediat, pentru că au calitatea necesară pentru a servi deja clientul, chiar dacă nu complet. Dacă ai stabilit cu el care sunt cele mai arzătoare priorități, sunt șanse foarte mari să poți imagina o modalitate prin care să le satisfaci treptat prin livrări incrementale. Sunt sigur că nu trebuie să-ți spun cât de mult crește valoarea companiei tale dacă vei fi capabil să spui clienților tăi că soluțiile pe care le livrezi se implementează rapid.

Acesta este unul dintre principalele avantaje ale unei abordări agile. Sunt multe altele, care completează livrarea incrementală: planificarea iterativă, orientarea spre client, autonomia și alinierea echipelor, un nou model de leadership. Împreună, acestea zugrăvesc o imagine a unui nou mod de a derula proiecte, o transformare spre agilitate pe care o poți iniția în pași măsurați după ritmul și dimensiunea companiei tale.

Dacă vei porni pe acest drum, echipele de proiect vor dobândi treptat abilitatea de a privi în mod diferit cerințele clienților, conștiente că acestea reprezintă doar un punct de start de unde începe călătoria către nevoile reale ale clienților. Vei renunța să măsori ritmul proiectelor prin inventarierea execuției unor activități și vei socoti progresul doar prin livrabile intermediare. Se va naște astfel un dialog continuu între tine și clienții tăi, spre beneficiul amândurora.

Această transformare spre agilitate nu este simplă și nici rapidă, dar ea îți va da armele cu care te poți asigura că îți servești clienții la un standard ridicat de calitate. Iar lumea aflată în continuă mișcare din jurul tău va fi mai ușor de înțeles, compania ta se va adapta mai ușor la nevoile clienților și le vei putea spune – poate cu un ton ușor misterios – că abilitatea ta secretă este să scoți aur din nisip.

Dacă vrei să afli multe despre transformarea către agilitate: training@colorsinprojects.ro.