de Sorin Sfîrlogea

Puterea încrederii în oameni

Printre criteriile care determină succesul unei companii un rol important îl are gradul de aliniere pe care angajații săi îl au. Sună nițel cam academic, nu-i așa? Dar sunt sigur că știi la ce mă refer – abilitatea aceea aproape imposibil de măsurat de a ne însuma eforturile spre țeluri concrete care duc mai departe întreaga afacere. Iar rețeta e aparent simplă: energia fiecărui angajat trebuie direcționată spre obiectivele comune. Ușor de zis.

Acum 100 de ani managerii aveau o treabă mai simplă de făcut. Se plimbau în lungul liniilor de producție și supravegheau subalternii. Țelurile erau clare și evidente, puteau fi explicate în cuvinte puține și erau cât se poate de tangibile. Dar lucrurile s-au schimbat semnificativ. Azi munca nu mai este la fel de vizibilă din perspectiva ta de manager, oricât de versat ai fi. În spațiile de birouri zeci de angajați lucrează pe computere la diverse activități și este foarte complicat să monitorizezi pe fiecare dintre ei pentru a le coordona eforturile. Ai început să simți că este o tot mai mare nevoie de autonomie a angajaților.

Asta înseamnă să te bazezi pe faptul că oamenii se vor descurca singuri. Nu trebuie decât să-i aloci pe proiectele companiei, împărțind procentual timpul lor de muncă: 30% în proiectul X, 20% în proiectul Y, iar restul timpului va fi folosit pentru activitățile uzuale. În plus, fiecare proiect va avea un manager dedicat care va face un plan minuțios de execuție. Ce poate fi mai simplu de atât? Doar că, dacă te oprești pentru o clipă și meditezi, realizezi că de fapt ai pierdut aproape complet controlul asupra alinierii din companie.

Cine garantează că angajații realmente depun efortul alocat pe proiectele importante? Ce se întâmplă dacă activitățile operaționale consumă mai mult timp decât era prevăzut, iar proiectele încep să treneze? Nu te îngrijora, nu ești singurul care se întreabă care este de fapt soluția. Sunt mulți alții, ca să fim sinceri, majoritatea managerilor. Toți încearcă să reia controlul asupra alinierii prin rapoarte de status și termene strânse de execuție. Numai că nu funcționează. Pentru că ceea ce e nevoie nu este mai mult control, ci mai multă autonomie reală.

Probabil că acum te gândești că nu există mai multe feluri de autonomie – cum adică autonomie reală? Îți explic: până acum am vorbit mai mult de autonomia de execuție a unor activități de către angajați. Managerii așteptau de la subalterni să poată executa o activitate specifică fără să ceară permanente îndrumări. A venit momentul când putem – ba chiar trebuie – să trecem la autonomia de planificare și organizare a activităților. Asta este autonomia reală: echipele își organizează singure munca, primesc doar obiectivul la care trebuie să ajungă și li se asigură condițiile necesare ca să poată să-l atingă. Este unul dintre fundamentele agilității în companii.

Sunt câteva lucruri care trebuie schimbate radical. În primul rând cerințele proiectelor nu trebuie detaliate la nivel de activități, ci de livrabile intermediare care demonstrează fără echivoc progresul proiectului. Nu contorizarea efortului de execuție a unor activități planificate este ceea ce contează, ci capacitatea echipei de a atinge milestone-uri concrete și demonstrabile practic. Vei observa cum echipele se transformă treptat din executanți disciplinați ai unui plan de activități în manageri responsabili care își adaptează acțiunile pentru a atinge un obiectiv concret.

Apoi trebuie să te asiguri că echipele de proiect au dimensiunea și componența potrivite. Dacă sunt prea mici, nu vor putea acoperi efortul necesar. Dacă sunt prea mari, vor deveni greoaie în luarea deciziilor și lente în acțiune. Este imperios necesar să aibă toate competențele importante pentru a finaliza proiectul, pentru a nu deveni prea dependente de ritmul restului organizației. Iar membrii echipei trebuie să se sprijine reciproc în realizarea proiectului – responsabilitatea nu aparține nici unuia dintre ei, ci tuturor la un loc.

Va trebui să-ți învingi scepticismul. Se pot realiza toate aceste lucruri? Vor fi angajații dornici să-și asume responsabilități și să le îndeplinească atunci când nu există un manager care să-i controleze? Ce funcționează mai bine: tandemul morcov-băț sau trioul autonomie-competență-scop? Teoria X sau teoria Y? Privește în jurul tău, răspunsul este, cred, destul de limpede: lumea este în plină schimbare, iar metodele bazate pe recompensă și teamă funcționează din ce în ce mai puțin. În secolul tehnologiei este vremea să privim munca dintr-o perspectivă nouă. Mulți dintre cei care au încercat, au rezultate spectaculoase.

În sfârșit, foarte important, trebuie să le asiguri un spațiu și un timp comun de muncă. Asta înseamnă că membrii echipei trebuie să lucreze împreună la proiect în același timp și în același spațiu, fizic sau virtual – chiar și atunci când nu sunt complet dedicați proiectului. Doar așa vor dobândi sentimentul că sunt o echipă și vor putea să-și asume responsabilitatea atingerii obiectivelor. Iar efortul fiecărei echipe se va conjuga pentru a realiza unul dintre cel mai important și mai greu de atins obiective ale companiei: alinierea organizațională.

Autonomia și alinierea sunt printre avantajele cele mai importante ale unei abordări agile. Sunt multe altele, care le completează: planificarea iterativă, orientarea spre client, livrarea incrementală, un nou model de leadership. Împreună, acestea zugrăvesc o imagine a unui nou mod de a derula proiecte, o transformare spre agilitate pe care o poți iniția în pași măsurați după ritmul și dimensiunea companiei tale.

Dacă vei porni pe acest drum, echipele de proiect vor dobândi treptat capacitatea de a se organiza pragmatic și eficient pentru a atinge obiective concrete. Ritmul proiectelor nu va mai fi măsurat prin inventarierea execuției unor activități ordonate cronologic, ci prin livrabile intermediare care aduc valoare companiei și clienților săi. Iar rolul managementului va evolua către leadership, furnizând o viziune coerentă și clară unor echipe care preiau și asumă responsabilitățile organizării muncii de zi cu zi.

Această transformare spre agilitate nu este simplă și nici rapidă, dar ea îți va da armele cu care te poți asigura că obții cel mai bun rezultat din energia oamenilor care compun compania ta. Compania ta se va adapta mai rapid la schimbările din jurul ei și vei constata că potențialul și șansele de dezvoltare sunt valorificate mult mai bine atunci când construiești organizații bazate pe încredere, colaborare și responsabilitate comună.
Dacă vrei să afli multe despre transformarea către agilitate: training@colorsinprojects.ro.