de Bogdan Mureșan

Scalare Organizațională

Scalarea, o necesitate
O idee. O inițiativă mică. Trei oameni într-un garaj lucrează la ea două luni zi și noapte. Și, bum, aplicația e gata. Nouă din zece* start-up-uri nu reușesc. Al zecelea rezistă și ia avânt. Și vine momentul unei infuzii de capital. Trei din patru start-up-uri care au ajuns să fie finanțate dau greș. Iar cele care reușesc o fac pentru că reușesc să mențină viu interesul clienților. Reușesc să vină în întâmpinarea nevoilor lor. Să schimbe rapid direcția și să învețe ce-și doresc aceștia. Lucru care, într-o piață ce se schimbă într-un ritm amețitor, înseamnă mii de idei, mii de posibilități. Idei care au nevoie de coordonare, de putere de execuție și de rapiditate. Și brusc apare întrebarea: cum facem asta? Cum creștem sănătos și rapid? Există rețete sigure? Sau măcar niște idei de pornire?

Întrebarea potrivită
Este ușor să ne imaginăm cum o echipă agilă poate rezolva o problemă urmând o metodologie cum ar fi Scrum. Cu siguranță este greu să ne imaginăm cum am aborda ideile mari, care necesită efort mare și care au nevoie de mult mai multe resurse pentru a fi rezolvate. Este și mai greu să ne imaginăm o mulțime de echipe adaptându-se constant și sincronizat pentru a realiza un plan strategic. Este mult mai greu să ne imaginăm un sistem complex care schimbă direcția rapid, producând valoare și eliminând rapid riscurile prin identificarea înca din faza de început a posibilelor eșecuri. Pentru că aceasta este adevărata provocare și anume modul în care abordăm aceste probleme mari. Apar întrebări ce pot fi copleșitoare:
• Ce se întâmplă atunci când cinci echipe trebuie să colaboreze? Dar cincizeci?
• Are loc o scalare doar la nivel de echipe implicate în realizarea produselor sau scalarea se extinde în toată organizația?
• Care sunt parametrii care dau complexitatea unei astfel de schimbări?
• Scalarea va avea loc treptat sau este mai eficace o schimbare rapidă?

Ce parametri vom lua în considerare
Un lucru e sigur. Cu siguranță scalarea nu înseamnă doar șaptezeci și opt de echipe care urmează o metodologie Agile sau mai multe. În spate este mult mai mult, iar metodologiile vorbesc prea puțin despre factorii care cresc complexitatea.

Mentalitatea
Este cel mai greu factor de schimbat. Începe la nivel de leadership și continuă cu tot restul celor implicați. Execuția la scară este exponențial mai dificilă, și de aceea susținerea executivului trebuie să fie constantă și consistentă. Înțelegerea tuturor implicațiilor este extrem de importantă și strategia trebuie comunicată continuu. Fiecare echipă, funcție sau departament trebuie să-și înțeleagă rolul și să fie antrenați pentru a trece peste rezistența naturală la schimbare.

Alinierea strategică a produsului
Realizarea unei strategii se face cu eforturi convergente. La nivel de portofoliu alinierea înseamnă un roadmap al produselor gândit astfel încât să ajute la atingerea obiectivelor strategice. Mai mult și mai dificil în același timp este faptul că roadmap-ul se poate schimba des pe măsură ce înțelegem piața. Ideile definite la începutul anului pot să se schimbe după primele două trimestre.

Tehnologia
Procesele și instrumentele trebuie create și adaptate continuu pentru a susține scalarea. Livrarea rapidă și schimbarea rapidă a direcției se poate produce doar dacă fluxul de livrare este eficient. Iar un flux de livrare eficient este susținut de instrumentele potrivite. Practicile de integrare și livrare continuă trebuie să fie stăpânite bine de echipele angrenate în acest sistem. Iar ce merge intr-o etapă a scalării s-ar putea să nu fie suficient în etapa următoare. Și de fiecare dată când suntem blocați de procese sau instrumente vom reveni la valorile și principiile Agile și vom fi conștienți că trebuie să le îmbunătățim continuu.

Aliniere strategică a funcțiilor
Multă lume se gândește doar la echipele software atunci când este vorba de o transformare și scalare Agile. Pentru ca scalarea să fie eficientă, avem nevoie de aliniere la principiile Agile a tuturor funcțiilor implicate. Departamentul de resurse umane va ține cont de aptitudinile necesare în cadrul echipelor Agile, iar evaluarea de performanță va trebui regândită. Echipele de vânzări vor trebui să-și sincronizeze practicile cu livrarile Agile. Marketingul va trebuie să țină cont de livrarea rapidă. Modurile de operare diferite devin instant piedici în calea schimbării. Scalarea unei organizații Agile care are ca țintă eficientizarea unui business agil va avea implicații la nivelul întregii organizații.

Complet sau parțial … pe rând sau dintr-o dată
Al 14-lea raport chaos** prezintă statistici interesante despre nivelul de adopție Agile în companiile mari. Scalare și adopția Agile totale sunt rar întâlnite. Păstrarea unui nivel de realism și setarea corectă a așteptărilor sunt importante. Pornind de la strategie și luând în calcul nivelul de încredere în metodologiile Agile, implementarea Agile la scară poate să înceapă cu un prototip ca apoi sa fie extinsă unde este necesar. Există mai multe modele ajunse la maturitate: SAFe, DAD, LESS, Nexus sau Spotify sunt printre cele mai cunoscute. Fiecare acoperă anumite nevoie și chiar dacă unele sunt mai complexe, cum ar fi SAFe, ele au versiuni mai simple ce permit testarea si scalarea incrementală. Pentru ca scalarea și adopția pot să aibă loc progresiv, pornind de la un prototip sau pot să vină în urma unei schimbări radicale în cadrul organizației. Succesul poate să vină în ambele moduri.

Angajament total
Fie că alegem o scalare Agile la nivelul întregii organizații, fie că alegem testarea pe un obiectiv mai mic, un lucru este extrem de important: alinierea funcțiilor implicate joacă un rol vital. Deși este dificil, obiectivele celor implicați trebuie să fie convergente și aliniate la modul de lucru. Oricare are fi framework-ul de scalare ales, cu siguranță va fi nevoie de adaptare la contextul curent. Unele modele sunt mai stricte altele sunt mai permisive, dar pentru oricare dintre ele alinierea este vitală. Și mai presus de toate, o astfel de încercare este important să țină cont de motivarea, entuziasmul (sau lipsa lui) a tututor celor implicați: atât la nivel strategic cât și la nivel de execuție. Deoarece pentru a aveașanse de reușită este nevoie din partea tuturor de angajament total.

Cu siguranță scalarea principiilor și practicilor Agile la nivelul întregii organizații nu este un proces facil și nici realizabil peste noapte. Implică înțelegerea unor medii complexe și luarea în considerare a unor parametrii vitali dar care scapă ușor din vedere. Însă, în contextul actual – piețe volatile, tehnologie tot mai avansată, clienți tot mai exigenți…. – devine o necesitate pentru orice organizație care dorește să se adapteze rapid acestor schimbări.

* https://review42.com/what-percentage-of-startups-fail/#:~:text=90%25%20of%20new%20startups%20fail,to%20the%2010%2Dyear%20mark

** https://stateofagile.com

Dacă vrei să afli multe despre transformarea către agilitate: training@colorsinprojects.ro.