de Sorin Sfîrlogea

Bine ai venit, schimbare

Într-o lume aflată în continuă schimbare, nu e nimic mai greu decât să planifici, mai ales pe termen mediu sau lung. Deși, dacă e să fim exacți, nici planificarea pe termen scurt nu mai este o floare la ureche. Tentația de a te abandona hazardului este mare și nu puțini au cedat ispitei de a se arunca în proiecte renunțând la planuri minuțioase. Este oare aceasta noua cale de a face față schimbărilor rapide din jurul nostru?

Este tot mai greu să crezi în planul minuțios gândit de la începutul unui proiect atunci când știi că nenumărate modificări te pândesc în fiecare zi ce urmează. Și dacă nu mai crezi în plan, calitatea sa scade, calendarul e mai superficial și plin de supra-estimări menite să te apere de viitoarele schimbări cu care știi că vei avea de furcă. Doar că supra-estimprile timpului se reflectă aproape întotdeauna în buget și ești nevoit să te întorci la masa de lucru ca să mai reduci din costuri. Dar de unde să tai când nu știi exact ce se va schimba și în ce măsură?

Pentru că se pot schimba cerințele atunci când clientul nu știe exact care îi sunt nevoile. Sau când doar crede că știe, adică mai mereu. Sau poate soluția tehnică pe care o aplici la acele cerințe nu-ți este încă complet cunoscută, va trebuie să înveți din mers cum poți să o pui în practică. Câte obstacole vei întâlni? Cât de multe resurse va consuma această învățare? Greu de spus la începutul drumului.

Și probabil că ai auzit de abordările agile care exact pentru genul acesta de situații sunt potrivite. Doar că nu înțelegi cum te-ar putea ajuta cineva sau ceva într-o problemă atât de complicată. Dă-mi voie să te ajut.

Proiectele agile nu fac un plan prealabil complet, tocmai pentru că ar fi complet inutil. Dar asta nu înseamnă că pornești haotic la realizarea proiectului. Dimpotrivă. Abordarea agilă presupune că vei acorda mai mult timp și resurse planificării continue, pentru că doar așa vei reuși să stăpânești cerințele schimbătoare și soluțiile tehnice noi.

Imaginează-ți că împarți proiectul în intervale egale și relativ mici, de două, trei sau patru săptămâni, numite iterații. O dată ce te-ai hotărât la o durată a iterației, nu o mai schimbi până la finele proiectului – așadar cântărește bine care ar fi decizia cea mai bună. Fiecare iterație va începe cu o planificare detaliată a livrabilelor pe care le vei finaliza pe durata ei. Apoi te apuci de treabă.

Ai observat? Am zis livrabile, nu activități. Adică lucruri tangibile, pe care le poți verifica fără nici un fel de dubiu că au fost cu adevărat finalizate. Pentru că proiectele agile planifică livrabile concrete, nu activități. Și da, este vorba de livrabile intermediare, cele care contribuie la atingerea obiectivelor finale ale proiectului. Raționamentul este simplu: dacă cerințele nu sunt clare, simpla finalizare a unei activități nu-ți garantează progresul. Dar dacă livrabilul intermediar este finalizat, atunci știi că ai avansat în mod real. Și nu asta înseamnă planificare eficientă?

La finele fiecărei iterații vei verifica cât de bine ți-ai apreciat capacitatea de a livra ceea ce ți-ai propus. Asta înseamnă că vei avea nevoie de criterii de acceptanță pentru a face o evaluare corectă a rezultatelor echipei. Iar aceste criterii nu pot fi stabilite la momentul finalizării, ele trebuie să fie cunoscute de la bun început. Căci planificarea iterativă prespune un pragmatism benefic atât pentru beneficiarii proiectului – care pot verifica cu ușurință calitatea livrabilelor intermediare – cât și pentru echipa de proiect – care se va concentra pe aspectele cu adevărat importante.

După fiecare iterație echipa de proiect va afla lucruri noi despre cum să atingă obiectivele finale ale proiectului. Dar, la fel de important, și beneficiarul livrabilelor va afla ce își dorește cu adevărat. Tocmai pentru că o iterație agilă este un efort de învățare, nu simpla cronică a unor activități prestate de echipa de proiect. Iar această învățare va duce la rafinarea cerințelor pentru următoarea iterație, realizată de echipă împreună cu beneficiarii. Cu fiecare pas, cerințele proiectului îți vor fi mai clare, mai complete. Exact ceea ce îți doreai.

Se poate întâmpla ca această abordare să însemne un drum ceva mai lung decât ai fi crezut? Poate. Cu cât e mai neclar ce trebuie obținut la final, cu atât acest risc se mărește. Dar întreabă-te, ce este de preferat în cazul unui proiect cu multe necunoscute: să livrezi ceva util sau ceva ietftin? Pentru că știi că amândouă nu sunt posibile. Care dintre aceste două variante îți va garanta succesul companiei?

Însă te rog să nu rămâi cu impresia că asta este singurul avantaj al unei abordări agile. Sunt multe altele, care completează planificarea iterativă: livrarea incrementală, orientarea spre client, autonomia și alinierea echipelor, un nou model de leadership. Toate împreună întregesc un tablou al transformării spre agilitate pe care o poți iniția în pași măsurați după ritmul și dimensiunea companiei tale.

Dacă vei porni pe acest drum, vei observa că echipele de proiect vor dobândi treptat un nou mod de a gândi care va permite o mai bună orientare către rezultat, către eficacitatea eforturilor de planificare și livrare. Dar mai ales se va crea un dialog continuu între tine și clienții tăi, spre beneficiul amândurora. Căci nimic nu este mai apreciat în zilele noastre decât capacitatea de a furniza valoare reală.

Această transformare spre agilitate nu este simplă și nici rapidă, dar ea îți va da armele cu care poți recâștiga controlul proiectelor și proceselor prin care îți servești clienții. Iar lumea aflată în continuă mișcare din jurul tău va fi mai ușor de înțeles, compania ta se va adapta mai ușor la nevoile clienților și vei putea spune fără teamă: Schimbare? Bine ai venit!

Dacă vrei să afli multe despre transformarea către agilitate: training@colorsinprojects.ro.