Agile în izolare I Partea 1

1.  Munca Remote: Temeri justificate?

(credits: https://blog.zoom.us/wordpress/2017/11/14/how-zoom-employees-use-zoom/ )

În ultimii ani, lumea IT a fost construită în jurul mindset-ului Agile.

Agile ne-a învățat despre avantajele echipelor colocate, cum să construim încrederea în echipă și maturizarea sa bazată pe Indivizi și Interacțiuni.

Multe companii și-au adaptat designul birourilor inspirîndu-se din principiile Agile. Birourile de tip Open Space asigură un flow fluid al informației și în mod natural conduce la ceea ce numim comunicare osmotică.  O colaborare buna intre echipe s-a bazat în cele mai multe cazuri pe a vedea și a auzi ce se întâmplă în jur.

Posibilitatea muncii de acasă este un beneficiu flexibil pe care unii angajatori îl oferă dar în același timp este și un subiect tabu pentru mulți, deoarece asigurarea colaborării, comunicării osmotice și interacțiunii între oameni poate fi dificilă la distanță.

În aceste vremuri, când distanțarea socială și autoizolarea au devenit noua realitate a tuturor învățăm că ‘’departe’’ nu este neaparat măsurat în distanță, ci în cât de motivați sunt oamenii. Constrânși de context, lucrând de acasă, am observat din ce în ce mai mult că principiile Agile rămân la fel, indiferent dacă suntem colocați sau izolați.

Numiți-ne optimiste pe timp de criză, dar am reușit să îmbrățișăm schimbarea iar cu acest articol am vrea să împărtășim cu voi observațiile noastre din multele zile de izolare (in acest punct, cine le mai număra?).

 

2.  Echipe izolate si motivate

 

Contextul curent nu schimbă nevoile oamenilor ci focusul lor către nevoile de bază. Ne-am uitat la aplicarea piramidei nevoilor, a lui Maslow, în mediul de lucru, și am identificat câteva câteva acțiuni care ajută la îndeplinirea lor.


(credite: https://www.cvtemplatemaster.com/careers-advice/2018-i-quit-job/)

2.1     Nevoi funcționale – probleme de bază precum salariul sau siguranța locului de muncă

 

Să începem prin a ne pune în locul oamenilor noștri. Dacă este nevoie să implementăm măsuri dificile, să tratăm oamenii cu respect, ca pe niște adulți care vor înțelege necesitatea lor. Merită să ne luăm timp să vorbim cu oamenii mai mult în perioada aceasta să îi ascultăm activ; poate că cel mai important este să nu îi luăm prin surprindere.

Ajută să fim transparenți despre contextual actual, despre cum ar putea fi compania afectată, explicând anumite măsuri care trebuie luate tocmai pentru a crea un mediu stabil. E bine să ne asigurăm oamenii că ne gândim la binele lor și la cum le poate fi afectată viața personală mai mult decât la profitul companiei. În acest fel mulți dintre ei ne vor susține atat în perioadele de criză dar vor fi loiali și în cele stabile.

Haideți să ne rezervăm timp pentru mai mult coaching la 1:1s, morning-coffee-calls, ședințe ad-hoc dacă este nevoie. Laitmotivul nostru ar putea fi: Comunică si fii prezent!

 

2. 2    Nevoi de securitate – Un mediu de lucru stabil, beneficii, condiții corecte de muncă

 

Oamenii se așteaptă să audă mai mult de la liderii lor. Să ne asigurăm că atât strategiile, schimbarile cat și planurile companiei în caz de urgențe sunt comunicate. În același timp, nu să nu uităm mai ales de micile victorii. Să câștigăm încrederea oamenilor fiind mai întâi umani și poate chiar să adăugăm o notă personală în comunicările noastre.

Haideți să cream un mediu optimist și o atitudine pozitivă așa încât echipa să poată oricând spune: “în spatele acestui e-mail/ecran este o persoană căreia chiar îi pasă de nevoile mele, are aceleași temeri ca și mine, se lovește de aceleași probleme și totuși reușește să fie pozitiv și să se uite cu încredere la viitor.”.

 

2.3     Nevoi sociale – Integrare în echipă, Activități amuzante împreună

 

Înlocuind distanța fizică cu intimitate socială virtuală, putem ajuta echipa să crească, chiar mai puternică in această perioadă.

Am adunat câteva exemple de retrospective sau activități de echipă, amuzante, care pot fi aplicate cât timp lucrăm remote.

  • Să organizăm jocuri scurte împreună. De exemplu un fun-quiz de 15 min cum ar fi cele de pe Kahoot sau Fibbage. (‘Adevărat sau fals: Romania are cele mai putine zile de WFH/luna din UE?’)
  • Să ne sunăm colegii pentru o pauză de cafea sau pentru a lămuri acel bug (sau feature) cu care ne confruntăm. Chiar mai mult, putem să nu ne limităm la pair-programming, ci să sunăm întreaga echipă pentru sesiuni de mob-programming.
  • Să trimitem poze cu pranzul nostru sau împărtășim rețete rapide pe care le-am descoperit recent. Cu siguranță ne vom intoarce la birouri cu cel puțin un skill in plus: being a chef.
  • Suntem sigure că toți ați trimis deja poze cu set-up-ul birourilor voastre de acasă. Cum ar fi să organizăm concursuri de ghicit? ‘’A cui e cana de cafea cu mesajul “cana MEA” pe ea?’’
  • Să păstrăm câteva minute la final de stand-up să împărtășim cu restul echipei lucruri amuzante, poate chiar personale, noi pasiuni dezvoltate sau pur și simplu noi moduri de a ne petrece timpul în casă.
  • Să povestim cu colegii despre ultimele cursuri pe care le-am urmat si ce noutăți în domeniu am aflat. Putem chiar să organizăm un Lean coffee unde să facem schimb de idei.
  • Să ne pornim camera în ședințe. Cu toții știm cum arătăm la serviciu, dar avem mai rar șansa să ne vedem fară machiaj sau fară cămăși călcate impecabil, in timp ce in background câinele latră sau copilul iși face (deloc) subtil apariția; toate acestea pot duce relația echipei la un nou nivel.
  • Quick hint for the HR guys: haideți să fim îndrăzneț și să organizăm clase virtuale de sport. Doar pentru că stăm în casă, nu înseamnă că nu putem să ardem calorii, în timp ce aducem și o amprentă de team-building intregii activităti.
  • Să punem o notă personală în toate ședințele pe care le organizăm sau la care luăm parte. Asta o să încurajeze oamenii să fie mai deschiși și o să creeze un mediu de siguranță de care ne putem bucura și mai târziu dupa ce aceasta perioadă se va incheia.

Putem încerca și câteva Fun Retrospectives. O sursă de inspirație poate fi https://www.funretrospectives.com/.  Noi am incercat “The roles we play” (folosind un tool online, https://www.retrium.com/). Am aflat ca unii dintre noi au ca ‘superputere’ skilluri de Cupidon pe când Kryptonita altora era să lucreze până târziu.

(sursa personal: https://app.retrium.com/team-room/9e317471-c71b-411a-8afc-14cf3fe7b156)

Putem să ne inspirăm chiar și de la foștii noștri colegi care au organizat o sesiune de gătit clătite live. #chefs

(credite: https://www.linkedin.com/posts/betfairromaniadevelopment_remotework-suddenlyremote-homeofficefun-activity-6651835284453408768-5SFg)

 

2.4     Nevoia de stimă – Respect, recunoașterea eforturilor, roluri la serviciu, mediu de lucru atrăgător, responsabilități importante

 

Câteodată oamenii știu exact ce îi motivează, ce vor să obțină și unde se îndreaptă, pe când alte ori nu au nici cea mai mică idee despre toate acestea. Merită să punem întrebarea aceasta din când în când echipelor. Chiar dacă nu au răspunsul imediat, o să le dea de gândit – haideți să facem coaching cu ei și să-I ajutăm sa afle, sau măcar să se îndrepte în direcția potrivită. Să observăm skill-urile oamenilor și să cream oportunități să le pună în valoare. Să-I ajutăm pe parcursul carierei lor!

După a doua săptămână de autoizolare, unul dintre colegi mi-a spus în 1:1 că vrea să urmeze un training de leadership. Știam că nu intenționează să aplice pentru un rol de management, insă pe masură ce am discutat cu el, mi-am dat seama că de fapt ceea ce îi plăcea lui foarte mult era mentoring-ul tehnic cu ceilalți colegi. Problema consta în faptul că simțea că discursul lui nu era suficient de bine organizat, nu puncta cele mai importante idei și adesea pierdea audiența. El este unul dintre colegii care multă vreme nu a știut ce îl motivează dar dupa multe discuții in direcția aceasta, am descoperit împreună.

Oamenii au nevoie să simtă că ocupă un rol important in activitătile lor la locul de muncă. Am observat că făcând schimb de roluri, încurajându-i să faciliteze diferite ceremonii agile, participând în luarea deciziilor sau creând mecanisme pentru ca echipa să poată lua decizii singură, se construiește un drum sigur pentru o echipă matură și stabilă.

 

2.5     Nevoia de actualizare – Autonomie, taskuri challenging, subject matter expert la serviciu

 

We love Steve Jobs’ quote: “It doesn’t make sense to hire smart people and tell them what to do; we hire smart people so they can tell us what to do.”

Din fericire, cu totii suntem diferiti: Pentru unii oameni poate fi greu să delege, pentru alții să nu facă micromanagement, alții se lovesc de dificultăți cănd nu fac lucrurile ei înșiși sau cel puțin să se facă în felul lor. Conștientizarea și depășirea acestor obstacole crează situații win-win pentru toate părțile pentru că generează spațiu pentru ca toată lumea din echipă să crească.

În cele din urmă, scopul este să conducem echipa prin toate stadiile de dezvoltare, ideal focusându-ne pe performing. Ca si agile enabler (orice rol cu putere decizionala în cadrul unei organizații), fără o echipa care știe sa se organizeze singură, fără ca oamenii sa aibă încredere unii in alții, poate fi o adevărată provocare.

 

Lumea pe care o știam, la începutul anului, s-a schimbat definitiv și toate acțiunile la care asistăm în societate sunt încercările noastre de a o înțelege. La fel cum nu credem că există o rețetă unică, care să fie aplicată tuturor statelor și să oprească brusc pandemia, începând de mâine, la fel s-ar putea ca recomandările din articolul nostru să nu se aplice, tuturor celor care ne urmăriți. Cu toate acestea sperăm ca aduc un plus de claritate în contextul muncii Remote și că pot contribui constructiv în înțelegerea noului mediu professional în care ne aflăm. The only constant is change.

 

În partea a doua a articolului o să povestim despre cum am învățat să construim un work & life balance, despre vizibilitatea muncii remote, cum ajutăm echipa să fie independenta fără să facem micro management și cum ne putem folosi de curba schimbării a lui Kübler-Ross pentru a înțelege mai bine stările noastre din această perioadă. De asemenea o să împărtășim cu voi câteva cărți care nouă ne-au plăcut.