Agile în izolare I Partea 2

3.  Vizibilitatea muncii remote

 

Un task challenging în toată această perioadă de muncă 100% remote este să ne facem munca transparentă, din moment ce nu mai împarțim același spatiu fizic cu colegii de birou, fară ca ei să ne mai poată vedea acționând pe durata întregii zile.

Pentru a avea un discurs cursiv și a da senzația de încredere in activitatile desfasurate, un bun îndemn este să ne pregătim în avans pentru orice meeting. În acest mod nu lungim inutil ședințele și timpul colegilor noștri. De exemplu, înainte de stand-ups să ne rezervăm câteva minute ca să ne notăm principalele idei astfel încât să putem fi în măsură să oferim o imagine clara asupra progresului dar și a eventualelor obstacole.

Pregătirea în avans este esențială. În această notă, ajută să ne asigurăm că product backlog-ul este actualizat și prioritizat. Ritmul echipei poate suferi fluctuații (mulți dintre noi au un randament mult mai crescut în munca remote) așadar, o imagine clară asupra requirements-urilor care sunt targetate ca implementare viitoare este una mereu folositoare si ține echipa focusata.

În ceea ce privește canalele de comunicare, noi ca și agile enablers ar trebui să ne asiguram că toți membrii echipelor pot să comunice ușor și eficient unii cu ceilalți pe durata de viață a unui proiect. Acest lucru poate fi foarte ușor realizat printr-un canal al echipei – cu siguranță folosiți deja cel puțin unul în acest moment. În mod ideal, să evităm să avems 7 tooluri de comunicare sau 7 grupuri și să menținem comunicarea într-un singur loc, transparent pentru toți cei implicați în proiect. Dacă facem parte dintr-o echipă mai puțin vorbăreață, haideți să spargem noi gheața pentru a anima flowul de comunicare. Indiferent dacă ești funny sau nu poate merge oricând un meme, poate niste scene din IT Crowd (ofc versiunea British!) sau ceva mai trăznit din TNR  (https://www.timesnewroman.ro/life-death/gest-superb-in-aceste-vremuri-grele-patriarhul-a-donat-1-milion-de-euro-la-biserica). După aceea, lucrurile vor curge de la sine, IT folks are actually very funny people.

Indiferent dacă suntem în autoizolare sau nu, unul din lucrurile ce ne unește pe toți este faptul că ‘’meetingurile nu (prea) ne plac”. Tocmai de aceea, ar putea funcționa să luăm cele mai multe și importante decizii via email (cu toți stakeholderii în cc) și să apelăm la short videocalls numai pentru neclarități sau lucruri ce necesita atenție imediata. Mai multe meetinguri înseamnă foarte rar mai multă productivitate, deci încercăm pe cât posibil să ne protejăm echipele de întreruperi. Poate știai deja, ne ia aproximativ 25 de minute ca să ne re-focusam la taskul orginal după o întrerupere, așadar din rolurile noastre de agile enablers, ar trebui să avem mereu acest ToDo în minte, de a asigura porțiuni neîntrerupte de timp pentru echipele noastre în cursul fiecărei zile. Ținând cont de acest lucru, cultivăm încrederea și transparența în cadrul echipei dar evităm și să alunecăm în capcana micromanagementului, capitol pe care îl vom aborda mai tarziu.

În cele din urma, proactivitatea contează mai mult decât ne imaginăm când vorbim despre munca remote. Să nu așteptă ca cineva să vina spre noi și să ne ceară updates pentru un task/proiect/impediment ci să luăm inițiativa și fim noi cei care comunica primii.

Quick hint: Înainte să așteptăm acest comportament din partea celorlalți, să ne asigurăm că noi facem deja acest lucru!

 

4.   Evitarea micromanagement-ului

 

‘’I perform better under strict micromanagement’’ said no employee ever.

Ca și agile enablers, este în responsabilitatea noastră de a fi un servent leader și a menține un moral ridicat în echipele cu care lucrăm. Micromanagementul nu va face decât să creeze colegi frustrați ce vor să scape cât de repede posibil dintr-un mediu toxic de muncă.

S-au scris nenumărate cărți pe acest subiect, dar în acest punct un reminder s-ar putea să fie folositor: haideți să ne canalizăm energia să crem o cultură bazată pe încredere, pornind de la premiza că nu lucrăm cu preșcolari ce au nevoie de supraveghere la orice pas. Lead by example, să oferim încredere, responsabilități și susținere; eu metodă bună să învățăm cu toții să ne asumăm răspunderea pentru munca noastră.

Quick hint: la finalul articolului am pregătit o mini serie de recomandări de cărți ce au la bază motivația din spate acțiunilor noastre. Keep reading 🙂

Așadar, pe ce ar trebui să punem accentul pentru a evita să cădem intenționat (sau nu) în capcanele micromanagmentului?

  • Să oferim colegilor și membrilor nostri de echipa, autonomia necesară astfel încât să poată lua singuri decizii, asigurându-le suportul la nevoie.
  • Să formăm grupuri mici în cadrul unui proiect și sa asignam un responsabil pentru fiecare din ele. În acest mod vom reduce raportarea directa și vom vedea cum treptat, cei din jur vor lua inițiativă în detrimentul respectării indicațiilor si instrucțiunilor noastre directe.
  • Să ne asiguram că toți stakeholderii știu care sunt așteptările și mersul lucrurilor pe proiect (project management plan-ul ar trebui să acopere toate aceste nevoi), astfel încât evitam să ne trezim în situația în care diverși colegi de echipă sunt întrerupți de request-uri spontane.
  • Să urmăm principiul ‘‘Inspect and Adapt’ prin ceremoniile de retrospective. Este o oportunitate grozavă să analizam nivelurile de încredere din cadrul echipei și să încercam împreună să identificam oportunități. La urma urmei, faptul că jumătate din planetă e nevoita brusc sa lucreze de acasă este o schimbare destul de complexă de analizat, nu?
  • Să fim consistenți atunci când vine vorba de setarea așteptărilor, atât în ceea ce ne privește cât și față de ceilalți. Să încearcăm să dezvoltăm o cultură bazată pe ‘’spune ceea ce vei face și fă ceea ce vei spune’’.
  • În loc să întrebam mereu de noi și noi status updates, sa ne dezvoltăm obiceiul de a ne încuraja periodic colegii de echipă pentru munca pe care deja o fac: sa le recunoaștem contribuția în meetinguri și sa le oferim credit, privat sau public.
  • Luând în calcul toate cele de mai sus, sa nu uitam de Legea lui Parkinson. Dacă ceva trebuie făcut într-un an, va fi făcut într-un an. De obicei avem tendința de a consuma tot timpul alocat unui task, indiferent de complexitatea lui. Software development-ul nu face excepție. Să încercăm asadar să înțelegem impactul cauzat și să gasim moduri in a întoarce această lege în favoarea proiectului/companiei/organizatiei – mai multe despre asta, într-un articol viitor.

 

5.  Work Life Balance

 

Ei bine, subiectul acesta chiar ne dă de furcă. O făcea și pe vremea când mergeam la birou, ce să mai completăm acum?

Kübler-Ross explică în teoria lui cum mintea umană procesează schimbarea trecând prin următoarele trepte: negare, furie, târguială, depresie și în final, acceptare. Curba schimbării este un model puternic, aplicat în ambele registre, personal sau profesional. Cu cât înțelegem mai repede stadiile prin care trecem, cu atât vom accelera procesul și vom ajunge mai repede la etapa de Commitment.


(Credits: Change curve. Source: Kübler-Ross (1969))

Pe scurt, pentru a ajunge cât mai aproape de acel echilibru dintre muncă si viata personală, este nevoie de două elemente: disciplină de fier și existența unei rutine. Din nou, ușor de spus, greu de făcut. Cu toate acestea, am încercat să identificăm acele lucruri care pentru noi au funcționat în aceste săptămâni de autoizolare:

  • Fără niciun dubiu, să evităm ca primul lucru pe care îl facem dimineața este să ne pornim calculatorul. Să ne concentrăm pe obiceurile noastre dinainte de criză – să facem un dus, să luăm micul dejun și să renunțăm la pijamale. Serios. Pe termen lung, în lipsa unei rutine, vom ajunge într-o stare de spirit nu prea bună, unde cu greu vom mai putea distinge momentele în care lucram de momentele în care ne relaxam.
  • Să ne organizeazăm un spațiu care este 100% dedicat muncii. Fără bucătărie, canapea, balcon. Vrem să evitam să luăm în permanență gustări. În bucătărie creierul asociază masa cu mâncatul și ne va da frecvent mesaje de foame.
  • Să urmăm orele de program. La urma urmei, este aceași muncă pe care o desfășuram, singurul lucru care s-a schimbat e setup-ul.
  • Să luam pauze. Libertatea de a ne organiza singuri programul ne poate speria și face să lucrăm chiar mai mult. Experții ne recomandă că la fiecare 90 de minute să ne amintim de o scurta pauză. Să ne intindem corpul, să ne relaxăm ochii și să nu luăm pauza asta drept una pe care o înlocuim cu social media. Să avem grijă de noi.
  • Să ne găsim hobbies după muncă – zilele pot deveni repetitive dacă nu avem niște activități care întrerup ritmul muncii. De la ‘’Casa de Papel’’, la jocuri video, gym challenges, pictat, puzzling, citit, grădinărit sau pur și simplu petrecut timp cu cei dragi – să găsim acele activități care ne fac să ne simțim bine în toată această perioadă de izolare.
  • Să transformăm problemele în oportunități! Deoarece multe businessuri si-au restrâns din sarcini și multe din activitățile lor s-au mutat online, ele vin la pachet cu preturi concurențiale. Vom găsi numeroase cursuri la prețuri foarte bune sau chiar gratis. De exemplu, Pluralsight pune la dispoziție #FREEapril offerind cursuri de gătit, dezvoltare personala dar și de economie. Dacă am tot amânat diverse pasiuni, acum avem timp să ne ocupam in sfarsit de ele.
  • Să ascultăm webinare, live workshopuri de la diverși terapeuți si experți in domeniu. Esther Perel are o nouă serie care acoperă holistic subiectul izolării.
  • Să construim obiceiuri sănătoase, să ne gândim la ce vrem să luam cu noi după ce această perioada asta va fi încheiată.
  • În cele din urma, poate e un moment potrivit să ne amintim de vorbele lui Friedrich Oetinger: ‘God grant me the serenity to accept the things I cannot change; courage to change the things I can; and wisdom to know the difference’. Să facem asadar o lista cu lucrurile care ne sunt în control și alta cu cele pe care nu le putem schimba. Sa ne intreabăm cum putem contribui să ne îmbunătățești reziliența emoțională si sa petrecem puțin timp meditând la aceste astepcte – sa privim acest lucru ca un avantaj nu doar pe parcusul crizei, cât și dincolo de ea.

Dacă ați identificat și alte lucruri care pentru voi si echipele voastre au funcționat, ne-ar plăcea să le împărtășiți cu noi în comentarii la acest articol 🙂

Takeaways

  • Principiile Agile rămân neschimbate atât la birou cât și în autoizolare
  • Să ne rezervăm timp și sa ne pregătim în avans pentru meetinguri
  • Să luam cele mai multe decizii via email și sa ne protejăm echipele de întreruperi
  • Să fim proactivi și sa luam inițiativa înainte să fim întrebati
  • Să ne găsim hobbies după muncă
  • Să construim obiceiuri sănătoase de luat cu noi după CoVid19
  • Să stăm acasă 🙂

 

Am citit, ne-a plăcut și dăm mai departe

‘’The Hard Thing about Hard Things’’ – Ben Horrowitz https://www.amazon.com/Hard-Thing-About-Things-Building/dp/0062273205

‘’Mini Habits: Smaller Habits, Bigger Results’’ – Stephen Guise  https://www.amazon.com/Mini-Habits-Smaller-Bigger-Results-ebook/dp/B00HGKNBDK

‘’Start with Why: How Great Leaders Inspire Everyone to Take Action’’ –Simon Sinek  https://www.amazon.com/Start-Why-Leaders-Inspire-Everyone/dp/1591846447

‘’Infinite Game’’ – Simon Sinek https://www.amazon.com/Infinite-Game-Simon-Sinek/dp/073521350X

 

Bibliografie

https://www.techrepublic.com/article/the-10-rules-found-in-every-good-remote-work-policy/

https://snacknation.com/blog/work-from-home-policy/

https://www.forbes.com/sites/laurelfarrer/2020/02/12/top-5-benefits-of-remote-work-for-companies/#76811b5616c8

https://remote.co/10-stats-about-remote-work/

http://blog.idonethis.com/distractions-at-work/

https://www.researchgate.net/publication/215915558_Proactive_Behavior_in_Organizations

https://www.researchgate.net/publication/309816280_Could_Acceptance_Predict_Commitment_in_Organisational_Change_Impact_of_Changes_Caused_by_Succession_From_the_Viewpoint_of_Non-family_Employees_in_Small_Family_Firms#pf4

https://blog.zoom.us/wordpress/2017/11/14/how-zoom-employees-use-zoom/